Avis relatif à la protection des renseignements personnels (PRP)
Objet
Cet avis décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par la Ville de Sorel-Tracy (ci-après l’« Organisation ») en lien avec le portail citoyen (ci-après le « Service »).
Consentement général
En accédant au Service vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels selon les conditions décrites dans le présent avis. Si vous ne consentez pas à ces termes, veuillez ne pas utiliser le site.
Renseignements personnels recueillis
Les renseignements, qui concernent une personne physique (ci-après l’« Usager ») et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, sont des renseignements personnels (« RP »).
L’Organisation collecte seulement les RP qui sont nécessaires aux fins de l’utilisation du Service. À l’exception de contextes spécifiques (décrits ci-après), le Service ne requiert ni ne collecte aucun RP permettant d’identifier directement un Usager.
La collecte de RP ne permettant pas l’identification d’un Usager se limitent aux informations suivantes :
- Adresse IP
- Fureteur et système d’exploitation
- Horaire et durée de l’utilisation
Contextes spécifiques
L’Organisation peut demander à l’Usager de fournir des RP permettant de l’identifier afin de procéder au traitement dans un contexte nécessitant l’identification de l’Usager. Le cas échéant, l’Organisation présente de manière explicite les RP devant être fournis et leur usage afin que l’Usager puisse consentir de manière explicite à la collecte de ces RP.
Exemples de contextes spécifiques :
- Création d’un compte;
- Dépôt d’une candidature;
- Demande d’information;
- Inscription à une liste de diffusion.
Les RP collectés dans un contexte spécifique sont traités par des règles qui assurent leur destruction ou leur anonymisation, totale ou partielle, lorsque le délai prescrit par le processus du traitement du contexte est atteint.
Un compte Usager, lorsqu’applicable, peut être supprimé de manière autonome, à tout moment, par le détenteur du compte, ce qui entrainera une destruction intégrale et irrévocable des RP le concernant. Si un Usager n’est pas habileté à supprimer son compte par lui-même, il peut en faire la demande à l’Organisation qui s’engage à procéder à la suppression dans les plus brefs délais.
Utilisations
L’Organisation collecte, utilise et communique les renseignements personnels pour les fins suivantes :
- La création et la gestion d’un compte d’utilisateur pour le Service;
- L’authentification et la gestion de l’accès et de l’utilisation du Service;
- Répondre et traiter les demandes de l’utilisateur ;
- La personnalisation des préférences d’abonnement de l’utilisateur au Service;
- La transmission des avis selon les préférences de l’utilisateur du Service.
Mode de collecte et consentement
Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de l’Usager. Les RP fournis doivent être exacts, complets et à jour.
L’Organisation obtient votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos RP ou se prévaut d’une exception applicable.
Retrait de consentement
Il ne sera généralement pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l’administration du Service par l’Organisation. En effet, les utilisations des RP recueillis qui sont décrites ci-dessus sont requises aux fins de la gestion et de l’exploitation du Service. Ainsi, bien que vous soyez en droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, le cas échéant, l’Organisation ne sera plus en mesure de vous donner accès au Service.
Accès et Communications
Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel de l’Organisation qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Le Service peut inclure des hyperliens vers d’autres sites Internet de tiers, lesquels sont indépendants du présent Service. L’Organisation n’est pas responsable du contenu et des politiques de ces sites. L'Organisation vous recommande de prendre connaissance des politiques de ces sites avant de les utiliser. Les informations personnelles que vous transmettez par l'intermédiaire de ces sites de tiers seront assujetties à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers.
En cas exceptionnels, l’Organisation peut également donner accès ou communiquer vos renseignements personnels à des tiers dont des fournisseurs de services dans le cadre et aux fins de l’exécution de contrats de services, ou à des autorités publiques, par exemple :
- Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
- Nos fournisseurs de services, dont l’entreprise qui gère le Service;
- Un organisme public chargé d’enquête ou d’application de la loi, dont les autorités de poursuite criminelle et pénale;
- La Commission d’accès à l’information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
L’Organisation ne loue, ne vend et n’échange pas vos renseignements personnels.
Conservation/Destruction/Localisation
L’Organisation conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut parfois justifier des durées de conservation plus longues. La destruction ou l’anonymisation (retrait des renseignements permettant d’identifier une personne), sont effectuées de façon sécuritaire.
L’Organisation utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation sécuritaire de vos renseignements personnels de façon à maintenir leur confidentialité.
Vos renseignements personnels sont conservés au Québec.
Témoins de navigation et Google Analytics
Témoins de navigation
Des témoins de navigation (couramment appelés « cookies ») sont utilisés pour faciliter et optimiser votre navigation sur le Service. Les témoins sont constitués de fichiers qui sont téléchargés et enregistrés sur un appareil utilisé pour la navigation sur Internet. Les témoins utilisés par l’Organisation ne permettent pas de collecter des renseignements personnels au sujet des utilisateurs.
La plupart des fureteurs utilisés pour accéder à Internet acceptent par défaut les témoins. Un utilisateur peut, à tout moment, modifier les paramètres de confidentialité de son navigateur afin de bloquer les témoins ou effacer ceux qui sont déjà enregistrés. Cette action n’empêche pas l’accès au Service, mais peut avoir une incidence sur la performance de celui-ci durant votre visite.
Google Analytics
L’Organisation a recours à des outils d’analyse (Google Analytics) pour son Service. Ces outils permettent la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d’optimiser l’utilisation du Service.
L’Organisation conserve ce type d’information pour comptabiliser, entre autres :
- Le nombre de visiteurs;
- Les pages les plus fréquentées;
- La technologie utilisée par la clientèle de son Service;
- Les sites référents;
- Le pays d’origine des utilisateurs du Service.
Sécurité
L’Organisation applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels afin d’en préserver la confidentialité.
L’Organisation utilise notamment le chiffrement pour préserver la confidentialité des informations qui transitent entre l’appareil d’un utilisateur et le Service.
L’Organisation applique également des mesures administratives et physiques aux fins de préserver la sécurité de vos renseignements personnels.
Même si l’Organisation applique des mesures de sécurité adéquate pour protéger vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte, l’Organisation ne peut garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne feront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis en utilisant le Service, veuillez communiquer avec le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Responsable de la protection des renseignements personnels : À venir
Vos droits
L’Organisation respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :
Accès et rectification de vos renseignements personnels
Vous pourrez consulter les renseignements personnels que l’Organisation a collecté ou obtenu sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Toutefois, des frais raisonnables pourront vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent ci-dessous et sera traitée conformément aux exigences applicables.
Responsable de la protection des renseignements personnels : À venir
Traitement automatisé
Si l’Organisation met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, et qui s’appuie uniquement sur un algorithme, vous en serez informés et serez informé de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision.
Portabilité
Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés ou obtenus sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service. En l‘absence de difficultés pratiques sérieuses, vous pourrez demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Question ou plainte
Toute question à l’égard de vos renseignements personnels ou plainte doit être acheminée au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Responsable de la protection des renseignements personnels : À venir
Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels
En l’absence de désignation par l’Organisation, le plus haut dirigeant de l’Organisation agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.
Modification
L’Organisation peut périodiquement modifier le contenu du présent avis. Le cas échéant, une mention à cet effet sera affichée sur le site Internet de l’Organisation.
Mise à jour : 6 septembre 2023